Jak w praktyce wygląda funkcjonowanie systemu e-Doręczeń? Jakie korzyści przynosi i na czym polega publiczna usługa hybrydowa? Dlaczego warto zmienić zasady finansowania systemu? Opowiada o tym Paweł Raczyński, dyrektor Departamentu Transformacji Cyfrowej w Poczcie Polskiej.
Jaki jest dotychczasowy bilans obowiązywania systemu e-Doręczeń, czyli Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych?
Zacznę od przypomnienia, czym jest system e-Doręczeń. Służy on do wysyłania i odbierania elektronicznych listów poleconych. Wystartował w 2024 roku i początkowo korzystało z niego około 250 tys. podmiotów. Dzisiaj w systemie jest zarejestrowanych ponad 1 mln 300 tys. różnego rodzaju podmiotów, w pierwszej kolejności skorzystały z niego podmioty publiczne, czyli na przykład urzędy miast, gmin, ministerstwa i ich agendy.
Jest to system, przy pomocy którego wszystkie te podmioty, od urzędów przez zawody zaufania publicznego, przedsiębiorców – po zwykłych obywateli mogą wysyłać elektroniczne listy polecone oraz je odbierać.
Pojawiło się oczywiście kilka wyzwań, jak w przypadku każdej nowości, natomiast dzisiaj system działa i jest dalej przez nas rozwijany. Poczta Polska jest operatorem wyznaczonym, czyli tym, który zawiaduje tym narodowym systemem.
Newralgiczną kwestią jest rozpoczęcie korzystania z systemu. Podmioty, które wcześniej wymieniłem, czyli np. urzędy miast, gmin, musiały się zintegrować z systemem. Po ich stronie konieczne było dostosowanie systemów kancelaryjnych, na przykład elektronicznego obiegu dokumentów, z systemem e-Doręczeń, dostosowanie się do standardów, które on narzuca. Jak w przypadku każdej tego rodzaju zmiany, wymaga to również przyjęcia przez samych użytkowników nowego sposobu działania. Trudno mówić o cyfryzacji jako o przedsięwzięciu polegającym na tym, że procesy, które dzisiaj realizowane są w formie papierowej, bardzo skomplikowane i złożone, przenosimy jeden do jednego do warstwy elektronicznej.
Tak się nie da, to się nie uda. Wszystko pociąga za sobą również konieczność zmiany nawyków, zbudowania zaufania. To trochę jak z systemem bankowym. Początkowo, kiedy zakładaliśmy wszyscy konta bankowe, szło się do oddziału, tam się dokonywało płatności i tak dalej. Następnie banki wprowadziły bankowość internetową i z nią było podobnie jak dzisiaj jest z e-Doręczeniami. Społeczeństwo, my wszyscy użytkownicy, musimy nabrać zaufania do systemu, przekonać się, że jest stabilny. Chcę podkreślić, że e-Doręczenia jako narodowy system do obsługi wiadomości elektronicznych jest systemem bardzo bezpiecznym. Pozwala nadać i odebrać korespondencję zachowując dla niej wszystkie cechy listu poleconego, takie jak ma list tradycyjny. Są one równoważne z punktu widzenia prawa.
Czy publiczna usługa hybrydowa jest takim pomostem między światem cyfrowym, a tymi, którzy nie korzystają z e-doręczeń?
Publiczną usługę hybrydową rzeczywiście nazywamy pewnego rodzaju pomostem. Od samego początku tworzenia systemu widzieliśmy taką potrzebę, wiedzieliśmy, że nie wszystkie podmioty, obywatele, będą w stanie odbierać przesyłki w warstwie elektronicznej. Z różnych powodów. Czasami są to bariery ekonomiczne, czasami jest to pewien brak zaufania, który dopiero w toku edukacji, komunikacji, realizacji różnych programów, trzeba będzie zbudować. A czasami jest to po prostu brak kompetencji cyfrowych.
Publiczna usługa hybrydowa, czyli w skrócie PUH, działa tak, że nadawca nadaje przesyłkę w swoich systemach elektronicznie, Poczta ją odbiera, następnie w bezpiecznych ośrodkach drukuje, kopertuje i dostarcza w formie tradycyjnej do adresata.
Jak dzisiaj Poczta Polska łączy swoją tradycyjną rolę z nowymi kompetencjami cyfrowymi?
Stawiamy na rozwój całego kanału cyfrowego, ale nie zapominamy o tradycyjnych przesyłkach, bo Poczta pełni kilka ról. Z jednej strony jesteśmy osadzeni w tej tradycji ponad 466 lat funkcjonowania jako podmiot zaufania, który dostarcza listy i przesyłki. Z drugiej strony widzimy trendy światowe, pokazujące, że liczba listów tradycyjnych, które wysyłamy do siebie, kartek, maleje i będzie maleć.
Jednocześnie społeczeństwo się cyfryzuje, wspomniane wykorzystanie kont w bankowości internetowej jest tego przykładem. I z tego powodu zbudowaliśmy system e-Doręczenia i w dalszym ciągu rozwijamy.
A jeśli spojrzymy na to z perspektywy państwa?
W mojej ocenie jest to sposób na przyspieszenie transformacji cyfrowej, czyli odejście od takiego tradycyjnego modelu, który czasami jawi się jako bardzo zbiurokratyzowany, z dużą ilością papieru, problemami związane z archiwizacją dokumentów. Warstwa elektroniczna pozwala przede wszystkim uzyskać bardzo konkretne oszczędności. Sam koszt przesyłki tradycyjnego listu poleconego jest dużo większy niż elektronicznego. Różnica jest znaczna. Do tego dochodzi element bezpieczeństwa oraz wygody, i dla nadawców, i dla użytkowników. Mając założone konto w systemie, skrzynkę odbiorczą, mogę odebrać list o dowolnej porze, wtedy, kiedy mi jest wygodnie. Nie jestem ograniczony godzinami otwarcia urzędu pocztowego, nie muszę stać w kolejce, po prostu loguję się do systemu i odbieram wiadomość, która została do mnie przesłana.
Co według pana stanowi największą przeszkodę w powszechnym użyciue-Doręczeń? I co warto zmienić?
Mamy kilka perspektyw. Po pierwsze, patrząc na to oczami użytkownika, czyli osoby, która chce korzystać z systemu, ale trochę nie wie, od czego zacząć. Tu należy postawić na edukację. Jej częścią jest przecież nasza dzisiejsza rozmowa. Niemniej jednak mam na myśli szeroko zakrojone działania, czyli informacje, które będą w przestrzeni publicznej dostępne dla wszystkich. Chodzi na przykład o wyjaśnienie, czym jest skrzynka odbiorcza, tak zwany adres doręczeń elektronicznych (ADE). Swoją drogą, jak taki adres aktywować? Robi się to bardzo prosto. Należy wejść na stronę gov.pl. Tam od razu pojawi się informacja „aktywuj”, czy „złóż wniosek o aktywację” skrzynki odbiorczej, tak zwanego adresu doręczeń elektronicznych. Wystarczy to zrobić i już mamy założoną skrzynkę. Ale dla większości osób nie jest to oczywiste, by to zrobić. Dlatego edukacja jest tak istotna. Patrząc od strony przedsiębiorstwa, którym przecież jesteśmy, z jednej strony Poczta Polska jest operatorem wyznaczonym, operatorem narodowego systemu, jakim są e-Doręczenia. Z drugiej strony jesteśmy spółką komercyjną, musimy walczyć o klienta..
I tutaj docieramy do jednej z barier, z jakimi się borykamy, czyli ustalenia modelu finansowania całego systemu. Dzisiaj, patrząc z perspektywy ilości przesyłek, które są w nim realizowane – a dochodzimy już do ponad 30 milionów przesyłek, jakie zostały nadane – gros stanowią wysyłane przez administrację publiczną. Są one dla tej grupy nadawców bezpłatne, Poczta Polska nie pobiera żadnej opłaty za nadanie takiej przesyłki, za aktywację konta, ale jednocześnie przecież utrzymujemy system, rozbudowujemy go. Model finansowania wymaga doprecyzowania na poziomie rządowym, na jakich zasadach narodowy system e-doręczeń ma działać.
Rozmawiała: Patrycja Otto
Regulacje i wyjątki
Podstawę prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego stanowią: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.
Obowiązek wysyłania i odbierania dokumentów z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń mają podmioty publiczne. Wyjątki: jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – ale tylko w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy) oraz sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy). W obu przypadkach wyznaczoną datą jest 1 stycznia 2029 r.
Jeśli chodzi o firmy i zawody zaufania publicznego, to wyjątkiem są podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy), dla nich wyznaczoną datą jest 1 października 2026 r. Chyba, że dokonywane były zmiany we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy), wtedy obowiązek już jest aktualny.
rozmowy i debaty można obejrzeć na cyfrowa-gospodarka.gazetaprawna.pl
